Frais de transport des employés : vos obligations

Entreprises, retrouvez tout ce que vous devez savoir en matière de frais de transports des salariés pour assumer vos responsabilités et maximiser l'efficacité de votre budget mobilité.

Quels frais de transport sont concernés ?

Tout d'abord, il est essentiel de comprendre qu'en tant qu'employeur, vous devez contribuer financièrement aux frais de déplacement de vos salariés lorsqu'ils utilisent des moyens de transports publics (métro, train, bus, tramway…) ou des services publics de location de vélos pour se rendre au travail à partir de leur résidence.

Montant de votre contribution obligatoire

Vous êtes tenu de participer à hauteur de 50 % des frais des abonnements souscrits par vos employés. Cette contribution est basée sur le tarif en 2^ème classe pour le trajet le plus court entre leur domicile et leur lieu de travail. Il est important de noter que cette obligation s'applique à l'intégralité du trajet, même si plusieurs abonnements sont nécessaires pour le compléter, comme dans le cas d'un trajet en train suivi d'un trajet en bus.

Cependant, vous avez le droit de refuser de participer aux frais de transport si vos salariés perçoivent déjà des indemnités pour leurs déplacements entre leur domicile et leur lieu de travail, équivalant à 50 % ou plus de la prise en charge légale.

Processus de remboursement

Pour mettre en œuvre cette prise en charge, vos employés doivent vous fournir leur titre de transport. Vous devez ensuite rembourser votre part dans les meilleurs délais, mais au plus tard à la fin du mois suivant la validité du titre de transport. Dans le cas des abonnements annuels, la contribution peut être répartie sur chaque mois.

Toute modification des modalités de preuve ou de remboursement des frais de transport doit être communiquée à vos salariés au moins un mois avant sa mise en place.

Prise en charge facultative

Bien que vous ne soyez pas obligé de prendre en charge les frais de transport personnel de vos salariés, vous avez la possibilité de le faire en totalité ou en partie. Cette décision peut être prise grâce à un accord d'entreprise ou par une décision de votre part, et doit bénéficier à tous les employés de l'entreprise, y compris les stagiaires.

Les formes de prise en charge facultative comprennent :

• le versement d'une prime transport couvrant la totalité ou une partie des dépenses liées au carburant ou aux frais d'alimentation d'un véhicule électrique
• le versement d'une indemnité kilométrique selon le barème des frais professionnels

Forfait Mobilités Durables (FMD) dans le secteur privé

Depuis le 10 Mai 2020, les employeurs ont la possibilité de prendre en charge les frais de trajet de leurs salariés qui se rendent au travail en utilisant divers moyens de transport comme :

• le vélo
• le covoiturage
• les transports publics autres que ceux relevant de la prise en charge obligatoire
• les services de mobilité partagée
• les cyclomoteurs, motos et moyens de déplacement personnel (motorisées ou non) en location ou en libre-service

Depuis le 1^er Janvier 2022, cette prise en charge s'étend également aux moyens de déplacement personnel (motorisés ou non) dont le salarié est propriétaire.

La prise en charge se fait sous la forme d'une allocation forfaitaire, exonérée de cotisations et contributions sociales, plafonnée à 700 € par an et par salarié en 2022 et 2023. Lorsque cette allocation est cumulée avec la prise en charge obligatoire des frais de transports publics, le plafond d'exonération est augmenté de 600 à 800 €.

En résumé, la gestion des frais de transport des salariés est un aspect important de la responsabilité des employeurs. Comprendre les obligations légales et les possibilités de prise en charge facultative peut aider à optimiser les coûts tout en améliorant la mobilité des employés et en promouvant des options de transport durables.